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优质快速完成档案数字化工作 实现数字化成果高效利用

2019-12-11 11:39     来源:河池市档案馆
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宜州区档案馆的档案数字化工作始于2015年,几年来,该馆一直把加强档案数字化建设作为一项重要工作抓实抓好。截止2019年10月,所有馆藏纸质档案完成数字化扫描(案件档案和财务档案除外)。2019年,实现了当年档案进馆当年扫描。建立了档案数据库,所有数字化成果均已挂接到档案管理系统中,越来越多的查阅通过系统来实现,再也不用频繁进出库房调卷。现在,通过系统查阅占到查阅量的98%以上,在提高档案利用工作效率的同时,也进一步提高了档案的查全率和查准率,受到社会公众好评。

一、加强人员培训,提升信息化业务水平

档案数字化的主要目的是方便利用和保护原件,熟练掌握系统软件的应用和基本维护工作是提供利用的基础,因此该馆加大了对档案人员计算机技能及信息化水平的培训力度,要求管理人员掌握计算机基础、网络基础、文字处理、数据处理、电子邮件使用、电子文档管理、档案管理系统操作运行等方面的知识与技能,能熟练运用管理系统开展工作。多次安排人员参加自治区、河池市档案局举办的数字化业务培训班,选派2人到自治区档案局跟班学习档案数字化工作,有效提升了全馆档案人员信息化业务水平,为推进馆藏档案数字化工作及利用系统开展查阅服务工作奠定了良好基础。

二、加强过程监管,确保档案信息安全

几年来,该馆严格按有关规定选择外包公司,并加强对外包公司的监管。制定了严格的相关管理制度;对工作人员进行保密培训;对工作场所安装监控及录像设备,全方位实时监控;与外包公司签订保密协议,确保档案安全无损、信息无泄密。做好档案进出库登记,扫描过程中时时督促检查,发现问题及时处理。设置了外包公司自检、档案馆项目管理员平时抽检、验收小组项目期末抽检三重验收环节,每个验收环节的各项指标均达到了规定的标准,该项目方可通过验收,才与外包公司签订验收合同,确保了档案信息的安全与完整。

三、加强成果利用,提高档案的查全率和查准率

档案工作的最终目的就是提供利用服务。因此,数字化工作启动后,该馆就突出工作重点,有计划、有步骤地对重要全宗和利用频繁的民生档案开展全文数字化扫描。优先安排婚姻登记档案、收养档案进行全文数字化。特别是婚姻档案,实行每年一接,当年接收,次年安排数字化。截止2019年10月,已基本完成馆藏档案的全文数字化扫描工作,共扫描档案原件434.51万页,录入档案目录55.71万条,资料目录7579条,政府信息公开15655条。这些已完成的全文数字化档案和目录全部能在档案管理系统中检索到,便捷高效的档案数字化资源在方便群众的同时也为宜州经济建设、编史、修志、落实政策、机关查考、调解纠纷、核实工龄、工作调动、户口迁移、复退伍军人安置、房产登记、学术研究等方面提供了大量翔实的第一手资料,解决了很多涉及群众切身利益的问题。

2017年,清华大学的张博士到宜州进行村民自治方面的学术研究,她先后到屏南乡合寨村、安马乡木寨村等地进行实地调研和深入挖掘,多次到宜州档案馆查阅新中国成立以来村级基层政权的演变和发展。因为历史原因,村级政权的管理部门多次变更,县党委、政府、组织部、民政局等都曾作为基层政权的管理部门。如果按现行的管理权限查,可能查到的就只有一段时期的基层政权情况。依靠数据库的强大功能,在系统中查到了较为完整的各个时期基层政权资料,为宜州的基层政权研究提供了较完整的史料。如果没有进行数字化,近70年的历史,资料分散在多个部门,有可能造成历史的断片或被曲解。

抗战初期,国民党在宜山修建了一座军用机场,抗战胜利后,该机场由解放军接管。2018年10月,档案馆接到区政府办通知,要求在15分钟内到区政府参加旧机场的协调会。对于旧机场,大多数宜州人都没听说过,知道的也是听老一辈人说过。接到通知后,马上派了一名同志前往开会,其他同志迅速在数据库中搜索,得益于数字化的成果,只花了几分钟就在系统中查到旧机场的看管协议和地图,为相关部门确认旧机场所在位置和旧貌提供依据。如果没有数据库,在一无所知的情况下要在馆藏档案中找到有关旧机场的资料,要花多少人力和时间我们无法估算。

通过管理系统,大大提高了档案查阅的速度与效率,极大地提高了档案的查全率和查准率,受到广大查档利用者的好评。

(韦柳月)

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